Arrêtez de stocker des valeurs

Stockez des événements

Il y a quelques jours, Myriam me parlait d'une difficulté pour gérer son épicerie de produits bio vendus en vrac.

Ce n'était pas le problème du Covid, ni de la diminution de la fréquentation. Au contraire, son commerce marchait bien en dépit du contexte difficile.

Son problème était le temps passé à faire des inventaires et des commandes auprès de ses fournisseurs. Avec plus de 300 références vendues en vrac, et approvisionnées auprès d'une 40aine de fournisseurs, c'est un calvaire.

Myriam passe ses week-ends à renseigner les valeurs de stocks dans son logiciel, pour déterminer les commandes à faire.

Vendre en vrac, ça évite les emballages. Mais on ne vend jamais la même quantité. Il faut estimer ce qu'il reste pour faire les commandes assez tôt et ne pas se retrouver en rupture.

Les commandes auprès des fournisseurs ne sont pas simples non plus. Le conditionnement est variable. Certains produits sont vendus en sachet de 5kg. D'autres 10kg. Avec des prix différents, qui évoluent régulièrement.

Il faut aussi tenir compte des dates limites de consommation, des conditions de stockage, et de la place réduite dans le magasin.

Et ses logiciels ne l'aident pas du tout.

Au contraire, ils lui font perdre du temps.

Pourquoi ?

Parce que sa balance électronique ne parle pas au logiciel qui gère les stocks des produits et les commandes fournisseurs. Et le logiciel ne connaît pas les catalogues des fournisseurs.

Le problème de Myriam est que l'information ne circule pas sans elle. Elle recopie des données plutôt que de réfléchir à la façon de développer son business.

Au quotidien, je constate que c'est un problème qui revient régulièrement.

Faire communiquer des trucs entre eux.

Des outils qui ne parlent pas le même langage. Qui n'organisent pas les données de la même façon.

Alors il faut un gigantesque tube de colle pour que tout le monde se comprenne. Et mettre des tables de correspondance partout pour expliquer qu'un même produit peut être nommé différemment par tel ou tel système.

Dans ce cas, je crois qu'il faut essayer quelque chose de différent.

L'historique des faits : un langage universel.

Si on s'intéressait à ce qui modifie les valeurs plutôt qu'aux valeurs ?

Si on s’intéressait à ce qu’il se passe ?

Par exemple :

Le 12/01/2020 à 15h31, 465 grammes de Riz basmati bio vendus au prix unitaire de 4.35€ /kg, soit 2.02 €

Le 15/01/2020, commande de 3 sachets du produit n°123456 au prix unitaire de 12€, soit 36€"

Imaginons qu’il soit possible d’écrire tout cela à la suite dans un cahier. Sans jamais effacer une ligne.

Et que l’on puisse ajouter dans le cahier d'autres faits marquants, tels que :

  • l’ajout d’une nouvelle référence en rayon

  • un fournisseur qui change le prix ou le conditionnement d’un produit

On écrit tout ce qu’il se passe dans la gestion au quotidien du magasin.

Tout.

Des faits ordonnés par date. Sans jamais rien effacer. Comme dans un registre comptable.

Techniquement, c’est assez simple. En général, chaque logiciel, chaque base de données sait générer ces "logs".

Et comme chaque ligne dispose d'une date, c'est plutôt facile de tout consigner automatiquement dans un cahier numérique.

Cahier des faits = source unique pour calculer tout le reste

D'accord, on est bien avancé avec ce cahier dans lequel on a tout consigné. En quoi ça solutionne le problème de Myriam ?

Tout simplement parce qu'on va pouvoir exploiter cette liste pour en déduire automatiquement les valeurs dont on a besoin.

En analysant le fil de l'histoire d'un produit, on constate qu'il a :

  1. été ajouté dans le système, en précisant le fournisseurs, le conditionnement, le prix d'achat, et le prix de vente au détail

  2. fait l'objet d'une commande auprès du fournisseur

  3. été reçu à l'épicerie, et stocké à tel endroit

  4. vendu au détail pour un poids de xx et un prix de vente de yy

  5. etc...

A partir de cette histoire, on sait reconstituer toutes les valeurs nécessaires, y compris le stock, la marge réalisée, etc ...

Et c'est inutile de stocker ces valeurs, puisqu'on sait toujours les recalculer à partir de l'historique des faits.

On sait même calculer le "succès" du produit par la vitesse de diminution de son stock, permettant ainsi d'anticiper une commande auprès du fournisseur.

Peu importe le modèle de la balance, ou le langage de programmation du système de gestion des commandes.

Ils ne sont pas connectés entre eux.

Ils s'ignorent les uns les autres. Ils se contentent de déverser ce qu'ils produisent dans un cahier. Un peu à la façon dont les rivières se déversent dans un lac.

Pourquoi maintenant ?

En stockant l'historique des événements au lieu de remplacer d’anciennes valeurs par des nouvelles, on dispose d’un moyen plus puissant pour utiliser ses données éparpillées.

Mais en quoi est-ce nouveau ? Est-ce réellement innovant ?

Pas vraiment (Demandez à votre expert comptable).

Je crois juste qu'on évacue un peu vite cette façon de procéder, car elle renverse le schéma habituel :

  • Ce sont ceux qui consomment la donnée qui doivent faire l’effort de calculer la valeur souhaitée, et non plus ceux qui l’écrivent,

  • Au lieu d'avoir une case unique comportant la valeur que l'on met à jour, il faut mémoriser toute l'histoire,

  • Pour calculer une valeur, il faut relire tout ce qui s'est passé depuis le début !

C’était donc une architecture plutôt réservée au domaine financier, avec une exigence forte d’auditabilité. D’autant que ça demande davantage de stockage et de puissance de calcul.

Mais le contexte a changé. Toutes les entreprises se débattent avec plusieurs logiciels différents qui ne partagent pas facilement leurs données.

Dans une enquête publiée par Blissfully en 2019 auprès d’un milliers d’entreprises américaines, on constate que même les entreprises de moins de 50 salariés utilisent une quarantaine d’outils SaaS différents.

Pire, les données sont hétérogènes. Certaines proviennent de nos logiciels, d’autres des réseaux sociaux, de services externes ou encore d’objets connectés. Au quotidien, chaque entreprise est bombardée d’événements qui impactent son coeur de métier.

En stockant cette pluie d’événements, on se donne l’opportunité de mieux analyser ce qu’il se passe dans l’entreprise. Et aussi de prendre de bonnes décisions, sans trop subir le manque de communication entre ses logiciels.

Bonne semaine !

— Hervé